Hoe word ik effectiever?

De indeling van je dag is van grote invloed op je productiviteit en effectiviteit.

Daarmee vertel ik denk ik niets nieuws. Interessante vraag is natuurlijk wel hoe je je dag op zo’n manier kunt indelen dat je zo effectief mogelijk werkt en niet al te veel stress krijgt. Zeker na je vakantie voel je vaak hoe snel je weer in een bepaald ritme komt waar je eigenlijk niet in wilt zitten, en waardoor je dat ontspannen vakantiegevoel kwijt raakt. Alsof je eigenlijk nooit op vakantie bent geweest en weer toe bent aan je volgende vakantie.

Een belangrijk hulpmiddel: ken je eigen ritme!

Wat bedoel ik daarmee? Zorg dat je weet hoe je jezelf op verschillende momenten van de dag voelt. Ben je iemand die stralend uit z’n bed stapt, of heb je 5 koppen koffie nodig om jezelf een beetje mens te voelen? Hoe zit het met jouw after-lunch dip? Wanneer ben je het creatiefst? Wat is een goed moment om je te concentreren? Wanneer kun je het beste overleggen? Veel mensen weten van zichzelf niet goed (genoeg) hoe dat dat zit.

Een simpele manier om daar helderheid in te krijgen, is om een week of 2 je dag bij te houden. Geef elk dagdeel (ochtend, middag, avond, nacht) een cijfer, en als je dat een week of 2 hebt gedaan, kijk dan eens of je een patroon kunt ontdekken. Is het misschien zo dat je in het midden van de week hogere cijfers hebt dan op andere dagen? Scoren je ochtenden beter dan je middagen? Hangen je scores samen met de plek waar je bent? Of misschien met de mensen die je ontmoet? Hebben je scores te maken met het soort werk waar je mee bezig bent?

Kijk wat je voor jezelf kunt ontdekken, hoe specifieker hoe beter!

 

Vier soorten werk op vier momenten van de dag.

Als promovendus heb je te maken met verschillende soorten werk. Vaak kun je die grofweg opdelen in 4 soorten: problemen oplossen, je creativiteit gebruiken, dingen uitzoeken en doen en tot slot: plannen. Wat kun je het beste wanneer doen? Ook je dag kun je in vier momenten opdelen. Een indeling die voor heel veel mensen goed werkt is de volgende.

Problemen oplossen: van 8 tot 10 uur (of iets later als je later opstaat).

Taken waar je je hoofd bij nodig hebt, kun je het best doen op het moment dat je start, je bent dan nog fris. Lezen zou je ook onder dit soort werk kunnen vatten: ook daar heb je je hoofd bij nodig om te zien waar je datgene wat je leest voor kunt gebruiken.

Je creativiteit gebruiken: van 10 tot 12.

Na een paar uur bezig zijn, zijn je hersenen goed opgewarmd. Dat is een goed moment om te kijken of je met iets nieuws aan de gang kunt, je gedachten helder kunt krijgen. Free writing kan je daar enorm bij ondersteunen.

Dingen uitzoeken en doen: na de lunch.

De tijd na de lunch is een hele goede tijd om bijvoorbeeld bezig te gaan met data-analyse, als het tenminste de soort analyses zijn waar je niet al te diep bij na hoeft te denken. Anders is het meer ‘probleem-oplos-werk’. Zorg dat je anders werk doet waar je het ‘druk’ mee hebt (dus waar je niet van in slaap valt): emails beantwoorden, je papierwerk organiseren, telefoontjes beantwoorden, dat soort zaken. Doe de ‘doe-dingen’, datgene waar je gewoon lekker mee aan de slag kunt.

15.00 uur.

Drie uur is een prachtig moment om te overleggen: even wat anders dan, fris genoeg om er je hoofd nog goed genoeg bij te hebben.

Plannen.

Gebruik het laatste uur van je werkdag om je activiteiten voor de volgende dag te plannen. Zorg dat je vooral helder hebt wat je in de ‘probleem-oplos-tijd’ wilt doen en in de ‘creatieve tijd’. Het is over het algemeen geen enkel probleem om je middag gevuld te krijgen met alles wat nog op je ligt te wachten.

De belangrijkste reden om te plannen, is om te zorgen dat je de volgende dag een vliegende start kunt maken.

Hoor graag of deze dagindeling je effectiever maakt! Laat je het weten?